Facility Management: 6 criterios para seleccionar al mejor proveedor
¿Existe una disciplina que se ocupe de la gestión integral de todas las instalaciones de una organización para garantizar que estén operativas, sean seguras, cómodas y eficientes? Sí, claro: el Facility Management (FM).
Su aplicación abarca una amplia gama de servicios esenciales y es fundamental para el óptimo funcionamiento de cualquier tipo de organización.
A pesar de su relevancia central para el negocio, escoger una empresa de servicios de Facility Management confiable no es tarea fácil. Por eso, a continuación revelamos cuáles son los criterios que se deben aplicar para seleccionar el proveedor adecuado.
¿Qué es Facility Management?
Es una función organizativa que integra a las personas, los lugares y los procesos pertenecientes a determinado entorno corporativo o institucional con el objetivo de garantizar la funcionalidad, la comodidad, la seguridad y la eficiencia de los edificios y promover el bienestar de los individuos.
La gestión integral de las instalaciones abarca diferentes procesos, como limpieza, mantenimiento, administración de los espacios, gestión energética y planificación de la sostenibilidad, entre otros.
El Facility Management cumple un rol crucial para optimizar la experiencia de los empleados, así como para potenciar su productividad.
Pensémoslo de esta manera: para que las personas den lo mejor de sí mismas en su trabajo y se sientan comprometidas con él, necesitan desempeñarse en entornos seguros, acogedores y eficientes. Es allí donde entra en acción el FM.
Una gestión superior de las instalaciones impulsa los resultados de la organización, al tiempo que contribuye a la satisfacción de los trabajadores y garantiza el cumplimiento normativo.
Vale aclarar que las estrategias de Facility Management no son unívocas, sino que siempre deben guardar relación con cada empresa y sus características particulares.
6 aspectos a considerar al contratar un proveedor de FM
Si bien hace algunos años el Facility Management se gestionaba de manera interna, la complejización de las operaciones y actividades organizacionales hizo que muchas empresas comenzaran a externalizar este servicio.
Ahora bien, esto nos conduce a un interrogante clave: ¿cómo elegir el proveedor de Facility Management adecuado? Teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Experiencia y buena reputación
Una de las primeras cuestiones a relevar al elegir un proveedor de servicios de FM es su experiencia en el campo. Lo ideal es recabar información sobre su antigüedad en el nicho, consultando si la empresa está especializada en alguna prestación en particular, de qué formas mide su desempeño y qué formación tienen sus colaboradores.
Asimismo, es importante conocer con qué clientes trabajan o han trabajado y, de ser posible, pedir referencias para constatar la calidad de sus soluciones.
Alcance de los servicios
Por otro lado, es importante saber qué prestaciones brindan, cómo las ejecutan y con qué medios o herramientas técnicas cuentan.
Lo ideal es contratar un proveedor que proporcione una gama completa de servicios, ya que los requerimientos corporativos pueden variar con el tiempo.
Flexibilidad
Ya que mencionamos los cambios en la estructura y necesidades empresariales, es bueno escoger un prestador de Facility Management flexible.
¿Qué implica esto? Que tiene que tener la capacidad de adaptarse a nuevos objetivos, preferencias o requisitos de las compañías, ajustando sus servicios en función de cualquier cambio.
Compromiso con la calidad
Los proveedores de FM deben estar comprometidos con la calidad de sus prestaciones. Esto quiere decir que tienen que contar con procesos internos que les permitan monitorear constantemente sus resultados e introducir ajustes si es preciso.
Adicionalmente, deben cumplir con las certificaciones y normativas específicas requeridas para operar en los mercados o sectores de sus clientes. Esto puede incluir certificaciones ISO (como ISO 9001 para gestión de la calidad, ISO 14001 para gestión ambiental, ISO 45001 para seguridad y salud en el trabajo), así como el cumplimiento de regulaciones sectoriales particulares (por ejemplo, normativas de seguridad alimentaria para empresas del sector alimentario, o regulaciones específicas para el sector salud).
Además, el personal tiene que estar altamente capacitado para tomar decisiones efectivas que aseguren la excelencia de las prestaciones.
Compromiso con la sostenibilidad
Otro aspecto a relevar al elegir un proveedor de Facility Management tiene que ver con la sostenibilidad.
Aquí, la clave es conocer cómo incorporan los aspectos ambientales, sociales y de gobernanza (ESG) en sus operaciones, de qué manera reducen su impacto ambiental y cómo contribuyen a un uso eficiente de los recursos.
Innovación
Finalmente, es fundamental trabajar con un proveedor de FM que se mantenga siempre a la vanguardia en su campo y ofrezca soluciones innovadoras.
Un proveedor que adopta las últimas tendencias y metodologías de gestión y decide invertir en nuevas maquinarias y tecnología de punta para la prestación de sus servicios demuestra un compromiso con la mejora continua, la eficiencia y la capacidad de ofrecer servicios de mayor calidad y valor a sus clientes.
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