Facility Management: su rol en la continuidad de negocio
El Facility Management es una función elemental y crítica para cualquier organización, ya que garantiza la seguridad y la integridad de las personas e instalaciones a través de acciones que apuntan a optimizar el funcionamiento y el mantenimiento de edificios y equipos.
En la planificación de la continuidad del negocio el Facility Management cobra una relevancia vital. Este enfoque busca asegurar la operatoria, minimizando el impacto de desastres naturales, caídas de servicios o cualquier otra contingencia.
En esta nota, exploramos la función esencial del Facility Management dentro de la planificación de la continuidad del negocio y cómo su gestión profesional permite que las empresas se mantengan operativas durante los momentos más difíciles.
¿Qué es la planificación de la continuidad de negocio?
Cuando hablamos de planificación de la continuidad de negocio (BCP, por sus siglas en inglés), hacemos referencia a un proceso sistemático y estratégico que ayuda a identificar y evaluar amenazas potenciales y, al mismo tiempo, a desarrollar un plan para minimizar el impacto de estas amenazas.
Su objetivo principal es asegurar que las organizaciones puedan continuar operando y proporcionando servicios esenciales, incluso frente a una crisis.
El alcance del BCP es amplio, ya que abarca desde desastres naturales, cortes de energía y crisis epidemiológicas, hasta ciberataques y fallas de activos.
Vale aclarar que no es solo una colección de procedimientos sin un nexo entre sí, sino un plan estratégico diseñado para asegurar que las actividades críticas puedan continuar con el mínimo tiempo de inactividad e impacto en clientes, partners, colaboradores y el negocio, incluso en medio de situaciones complejas.
¿Cuáles son las consecuencias de una planificación deficiente?
Cuando la planificación de la continuidad del negocio es ineficiente o inadecuada, las empresas se exponen a una serie de peligros, costos ocultos y vulnerabilidades. Estas consecuencias son tanto financieras como reputacionales.
Una planificación deficiente puede resultar en:
- Tiempos de inactividad operativa extendidos. Derivados de la incapacidad de recuperar rápidamente las funciones críticas.
- Sanciones legales y regulatorias. Como consecuencia del incumplimiento de normativas que exigen planes de contingencia.
- Pérdida de confianza de los stakeholders. Los inconvenientes para garantizar la operatoria dañan la reputación de las organizaciones y minan su credibilidad ante clientes, partners y empleados. Esto perjudica la rentabilidad y, en ocasiones, la sostenibilidad del negocio.
- Aumento de primas de seguro o rechazo de cobertura. Estas situaciones derivan de la imposibilidad de presentar la documentación que acredite los protocolos de prevención requeridos.
- Mayor vulnerabilidad del entorno laboral. El lugar de trabajo se vuelve más inseguro, exponiendo a peligros innecesarios tanto a los colaboradores como a terceros.
Estos riesgos ponen de manifiesto la importancia que reviste contar con una planificación de continuidad del negocio que se integre en los procesos organizacionales, asegurando una cobertura total de las amenazas potenciales.
Facility Management, esencial para crear un BCP eficiente
La gestión de instalaciones desempeña un papel crucial en la planificación de la continuidad del negocio. Después de todo, la resiliencia de una organización —es decir, su capacidad para absorber y recuperarse rápidamente ante una disrupción—, depende de que la infraestructura física pueda mantenerse en funcionamiento.
Es aquí donde entra en juego el Facility Management, al garantizar que los entornos de trabajo sean seguros, eficientes y, sobre todo, resilientes.
En este sentido, una estrategia de FM efectiva marca la diferencia entre una recuperación rápida de la operatoria y un tiempo de inactividad prolongado.
Son diversos los pilares a través de los cuales la gestión de instalaciones apoya al BCP.
Preparación de la infraestructura
Los proveedores de servicios de FM aseguran que sistemas críticos, como generadores eléctricos, sistemas de climatización y de extinción de incendios, estén operativos.
Esto incluye el mantenimiento regular de componentes estructurales, eléctricos, de plomería y seguridad, a fin de mitigar el riesgo de fallas inesperadas.
Preparación para emergencias
Los responsables de los servicios de FM supervisan simulacros, protocolos de evacuación y sistemas de seguridad.
Esto los torna en una pieza fundamental para el desarrollo y la implementación de planes de respuesta a incidentes y accidentes.
Coordinación de proveedores
Además, la estrategia de gestión de instalaciones contempla el establecimiento y la revisión de contratos con proveedores de prestaciones esenciales para la recuperación de emergencias, como servicios de seguridad, saneamiento y energía, entre otros.
Gestión de espacios
A través del diseño de entornos de trabajo flexibles que puedan adaptarse rápidamente durante las crisis.
La confección de planes de distanciamiento, la determinación de sedes o espacios alternativos de trabajo y el diseño de la distribución interna para la reubicación de equipos clave en caso de que la instalación principal quede inaccesible, son claros ejemplos de una gestión de espacios eficiente y proactiva.
Como podemos ver, la gestión de instalaciones es la primera línea de defensa contra amenazas potenciales, ya que no solo garantiza que el óptimo estado de edificios y equipos y la seguridad y el confort de colaboradores y clientes, sino también que la funcionalidad y la efectividad de los planes de emergencia.
El Facility Management no es un costo, sino una inversión estratégica. Al integrarlo de forma proactiva en su BCP, las organizaciones aseguran la resiliencia de sus operaciones y minimizan los riesgos. Confía en Simplia para convertir tu gestión de instalaciones en la base de tu continuidad operativa. Contáctanos.
