¿Qué es la gestión de instalaciones y por qué es clave para el cumplimiento normativo?
La gestión de instalaciones, más conocida como Facility Management (FM), es un aspecto central para garantizar la eficiencia operativa de las organizaciones. Cuando se realiza de manera adecuada, contribuye a crear entornos laborales confortables, funcionales y, sobre todo, seguros.
Sin embargo, su alcance no termina allí. Una gestión adecuada de los espacios físicos y servicios corporativos también asegura que todas las operaciones y procesos cumplan con las leyes y regulaciones vigentes, garantizando el cumplimiento efectivo de estas normativas.
En este artículo, te proponemos profundizar en la estrecha relación que existe entre Facility Management y Compliance. ¡Buena lectura!
Gestión de instalaciones y Compliance, dos conceptos estrechamente relacionados
A primera vista, el Facility Management podría parecer una función meramente operativa, centrada en el mantenimiento de infraestructura, instalaciones de equipos y la gestión de servicios asociados. Sin embargo, si miramos más de cerca, podremos ver que el rol de la gestión de instalaciones trasciende lo meramente funcional para entrelazarse de manera directa con el cumplimiento normativo.
Imposible de considerarlas disciplinas aisladas, el Facility Management y el compliance son dos caras de la misma moneda en la búsqueda de la sostenibilidad y la seguridad operacional de cualquier empresa.
Por un lado, el cumplimiento normativo determina el marco legal y regulatorio, estableciendo cómo deben funcionar las instalaciones y de qué manera tienen que ejecutarse los procesos organizacionales para dar respuesta a los requerimientos en vigor.
Aquí es donde entra en escena el Facility Management, una suerte de brazo ejecutor que traduce estos requerimientos normativos en acciones concretas dentro del entorno físico.
En este sentido, el Facility Management asegura que las instalaciones sean seguras, que los equipos cuenten con sus certificaciones al día, que los protocolos de emergencia se implementen y que la gestión de recursos cumpla con las políticas ambientales.
Además, cuando el Facility Management se implementa de manera adecuada, se convierte en un motor para el compliance, facilitando la anticipación de riesgos y la identificación de eventuales inconvenientes.
5 formas en las cuales la gestión de instalaciones contribuye al cumplimiento normativo
Ahora que queda clara la estrecha relación que existe entre la gestión de instalaciones y compliance, analicemos de qué formas el Facility Management hace posible el cumplimiento de las normativas vigentes aplicables a las organizaciones.
Mantenimiento de edificios e instalaciones
Una de las funciones más elementales del Facility Management tiene que ver con el mantenimiento edilicio y de las instalaciones. Esto abarca desde instalaciones eléctricas y tuberías hasta sistemas de calefacción, ventilación y aire acondicionado.
En este sentido, la gestión de instalaciones no solo garantiza que todas las actividades de mantenimiento mantengan la operatividad, sino que también se encarga de que se ajusten estrictamente a las directrices de las normativas en materia de seguridad.
Además, las acciones de mantenimiento preventivo y predictivo —que recaen sobre el área de Facility Management —son clave para evitar fallos que puedan generar incumplimientos o riesgos.
Ejecución de evaluaciones de riesgos
Además del mantenimiento, dentro del campo del Facility Management también se encuentra la realización de evaluaciones de riesgos, esenciales para descubrir vulnerabilidades y áreas potenciales en las cuales el compliance puede estar comprometido.
¿Qué tipo de datos recaban estos relevamientos? Diversos: estado de las operaciones centrales, eventuales peligros para la seguridad, lagunas en la seguridad de la información y problemas medioambientales, entre otros.
Gestión documental
El Facility Management es crucial en la gestión y organización de diferentes tipos de documentaciones, como licencias de funcionamiento, permisos de obra, certificaciones de equipos, informes de inspección, registros de mantenimiento, planes de emergencia y auditorías.
El registro y la gestión de estos documentos permite demostrar la conformidad ante auditorías internas y externas y, en caso de incidentes, facilita la demostración del cumplimiento normativo ante las autoridades intervinientes.
Implementación de políticas y procedimientos
Asimismo, el Facility Management actúa como un facilitador de la implementación de políticas y procedimientos operativos apuntados al cumplimiento normativo.
Esto incluye desde protocolos de seguridad hasta planes de gestión de residuos, políticas de acceso a instalaciones o procedimientos de emergencia y evacuación.
Al asegurar que estas políticas se comuniquen, se implementen y sean respetadas por todo el personal, la gestión de instalaciones impacta directamente sobre el cumplimiento normativo.
Capacitación del personal
Finalmente, el FM colabora en el diseño y realización de programas de capacitación sobre seguridad, uso correcto de las instalaciones y protección ambiental.
Dado que promueve la formación permanente del personal, mitiga el riesgo de incumplimientos asociados al desconocimiento y, al mismo tiempo, fomenta una cultura corporativa orientada al respeto de las normas.
En síntesis, la gestión de instalaciones no solo promueve el Compliance, sino que lo fortalece, convirtiéndose en un socio indispensable para mitigar riesgos legales, financieros y reputacionales. ¿Te gustaría saber más sobre nuestros servicios de gestión de instalaciones? Contactanos.